22 Dic Cómo organizarse mejor en el trabajo: tips y consejos

Si has empezado a leer este artículo imagino que te sentirás muy identificado con la frase «no me da la vida». La verdad es que es algo que yo también pienso muy a menudo. Pero tranquilo, en este post te voy a dar un montón de consejos sobre cómo organizarse mejor en el trabajo y en la vida misma.

Seguro que si piensas un poco te viene a la cabeza esa amiga o amigo tan organizado que siempre tiene tiempo para todo, bueno pues con un poco de orden y algún truquillo tú también vas a optimizar el tiempo muchísimo.

1. Mantén la mente relajada:

Ya sé que es muy sencillo de decir, pero es algo fundamental. Cuando uno está muy agobiado o saturado no se piensa con claridad por lo que no es el mejor momento para poner orden. Párate un momento, intenta dejar la mente en blanco durante unos segundos y respira profundamente tres veces. Cuando termines seguro que te encuentras algo más relajado. Si aún así no acabas de estar concentrado es mejor que lo dejes para otro momento.

2. Agenda sí o sí:

Parece bastante básico, pero aún queda mucha gente que apunta las tareas o citas en papeles o possit que se acaban perdiendo en la papelera, o en algún bolsillo. Te recomiendo tener una agenda en la que anotes tan sólo aquellas tareas que tienen una hora fija o una localización concreta como por ejemplo: una cita con un cliente, la visita con el dentista, etc. Pero ¿por qué no anotar todas las tareas?. Simplemente es una cuestión de no aturullarse, si nada más empezar el día abres tu agenda y está repleta de cosas la verdad es que lo único que te puede pasar es que te den ganas de volver a la cama y no salir en todo el día. Por eso es muy interesante que además de la agenda tengas otro tipo de soportes donde anotar las tareas. Te recomiendo los siguientes:

Agenda:

Si trabajas de un lado para otro es mejor que optes por una de bolsillo, así podrás llevarla siempre contigo.

Bloc o libreta donde apuntar tareas de trabajo:

Aquí dejarás anotadas todas las cosas que necesites hacer pero que no tengan una hora concreta.

Bloc o libreta donde apuntar recados o tareas de tu vida personal:

Organizar tu vida personal te ayudará muchísimo a poder llevar una buena gestión en el trabajo.

Planificadores:

Te ayudarán a establecer prioridades y a poder gestionar el tiempo de una manera adecuada.

3. Come correctamente:

Sí ya sé que este es otro de los típico tópicos, pero la realidad es que para poder rendir y dar lo mejor de nosotros mismos es muy necesario alimentar de manera adecuada a nuestro cuerpo y cerebro.

Aquí te dejo algunos de los alimentos esenciales para poder conseguirlo: remolacha, arándanos, brócoli, apio, huevos, chocolate negro, aceite de oliva, hijas verdes, romero, salmón, cúrcuma, nueces, almendras, semillas de calabaza, té verde y espinacas.

4. Haz ejercicio:

Es otro de los pilares básicos para encontrarnos bien y poder ser más ordenados y eficaces. Si no eres una persona muy aficionada al deporte tampoco hace falta que de repente te conviertas en todo un atleta. Puedes empezar a caminar a paso ligero durante un ratito todos los días, mientras tanto puedes escuchar algún podcast interesante y así matas dos pájaros de un tiro. También te recomiendo el yoga y la meditación que harán que tu mente esté mucho más despejada.

Venga vamos a sincerarnos, el punto 3 y 4 son mis punto débiles. Son dos de mis propósitos para 2019. Desde que llegó Lola el tiempo parece que se ha encogido y reconozco que he dejado esas facetas en un segundo plano. Además me cuesta mucho ponerme y a veces no sé ni por dónde empezar. Por eso quizás esto que te cuento te puede interesar.

Para remediarlo y poder rendir mejor en el trabajo, me voy a hacer un autoregalo estas navidades. Además me viene como anillo al dedo ya que me declaro una adicta a los cursos online. El pack Healthy es un paquete de 18 cursos sobre nutrición, rutinas de salud, ejercicio, yoga, meditación… tiene lo imprescindible para mantener el cuerpo y la mente en plena forma.

Si compras los cursos por separado te cuestan la friolera de casi 500€, y claro me quiero poner en forma pero no arruinarme. Lo bueno es que durante 9 días tienen una súper oferta, te puedes llevar todos los cursos por 35,95€, eso ya es otra cosa.

Si quieres ver todos los cursos, puedes verlos aquí. A mí los que más me han llamado la atención son: YIIT (Yoga Intensity Interval Training) de Irene Alda, el curso de Menú Slow de La cocina alternativa, Reto fit y saludable de Isabel Delima y adelgaza con la dieta coherente. Aunque hay uno de aperitivos y dulces navideños que también tiene pintaza, a ver si esta Navidad sorprendo con algo que no sea comida minimalista.

Ale yo me lo compro ya para empezar año sin excusas. Además creo que le voy a regalar uno a mi hermana que seguro que le encanta y me quito un regalito de encima. Si te apetece tener tu pack no lo dudes y cómpralo ya, que luego lo dejamos para más tarde y se nos pasan los 9 días.

5. Plantea objetivos:

Muchas veces el problema de perder el tiempo es que no tenemos bien definidos nuestros objetivos finales. Así que es interesante parase a pensar en aquello que quieres conseguir y establecer las acciones que vas a tener que hacer para llegar a ellos. Los objetivos pueden ser desde pequeñas cosas como: beber más agua, como algunos más ambiciosos como: facturar más. Las acciones son los pasos a seguir para llegar hasta allí. Una vez que conseguimos diferenciar estos dos conceptos, es mucho más sencillo planificar.

6. Planifica a corto, medio y largo plazo:

Este punto está muy ligado al anterior. Las acciones necesarias para lograr un objetivo debemos ubicarlas en el tiempo. Por eso si las clasificas como corto, medio y largo plazo y las anotas, eso te ayudará muchísimo más a concretar para cumplirlas y que no se pierdan en el olvido. La planificación a corto plazo puedes establecerla para cosas que tengas que hacer por ejemplo durante la semana. El medio plazo lo puedes dejar para aquellas tareas que debas hacer a lo largo de unos poco meses y dejaremos para el largo plazo aquello que debas hacer a partir del año. Anótalo todo lo más detallado posible en un excel, así sentirás que lo tienes todo controlado y estarás mucho más relajado.

7. Trabaja en un espacio ordenado:

Si ya eres ordenado de por sí seguro que este punto no te trae quebraderos de cabeza. Pero si eres el desorden personificado deberás poner remedio. El típico argumento de que tú en tu desorden te encuentras o de que las personas creativas lo son precisamente por ese desorden son leyendas urbanas. Si mantienes tu mesa de trabajo colocada, tu mente te lo agradecerá.

Aquí te dejo algunos trucos de maniática del orden:

• Intenta tener los menos objetos posibles en tu mesa de trabajo. Con un ordenador, una lamparita y un bote de lápices puede ser suficiente. Obviamente todos necesitamos más cosas como: tu agenda, material de oficina, libretas, libros… para ese tipo de materiales puedes utilizar una cajonera o una estantería. Lo importante es que a la vista esté todo muy despejado.
• Haz limpieza de cajones cada cierto tiempo. Yo reconozco que a veces empiezo a acumular papeles, cartas, y demás dentro de los cajones, incluso alguna vez me cuesta abrirlo y cerrarlo. Pierdo mucha energía pensando en ese desorden así que cuando llegues a ese punto es hora de hacer una buena limpieza. Cuando termines te darás cuenta de la cantidad de cosas que has acumulado y que no necesitas.

8. Despeja y ordena el escritorio del ordenador:

Esta es otra de las típicas cosas que a todos nos pasa de vez en cuando. Te vas descargando cosas o vas dejando aquellas carpetas cos trabajos que estás realizando en el escritorio para no perder tiempo en buscar. Eso está muy bien si no se nos va de las manos y empezamos a acumular carpetas y archivos. Cuando me pasa es como si mi ordenador gritase muy alto, me chirría y me agobia muchísimo. En este caso es mejor perder 5 o 10 minutos en arreglar el desastre y ubicar cada cosa en su sitio. Un escritorio con solo una carpeta es taaan relajante.

9. Utiliza herramientas que te ayuden:

Desde las más básicas como: planificadores en papel, possit, un corcho, hasta algunas más sofisticadas como pueden ser las APP. Dentro de estas hay millones de ellas y cada una de ellas responde a una necesidad diferente. Algunas de las que a mí mejor me funcionan son las siguientes:

Wunderlist:

Permite crear listas de tareas y añadir comentarios y notas. Es más o menos como una agenda virtual, ideal para trabajar. Es una de las más populares por su elevada eficiencia. También es muy útil para organizar proyectos grandes y te permite la opción de compartir tus listas con otros compañeros.

Do it:

Esta aplicación está genial ya que te permite organizar el trabajo de hoy y de mañana de manera que podrás modificar o posponer las atreas que no te de tiempo en el día. Las tareas se van actualizando para que simplemente veas las cosas que te quedan pendientes.

Trello:

Es perfecta para organizar tareas con fecha de entrega. Con ella te asegurarás de llegar a tiempo de manera muy organizada. También es fantástica para gestionar equipos de trabajo y planificar proyectos a largo plazo.

Moleskine Timepage:

Además de organizar tareas, con Moleskine podrás gestiuonar tus reuniones y eventos. Gracias a la información que detallas, la aplicación creará para ti un detallado plan semanal de trabajo. Incluso te avisará del tráfico de tu ciudad cuando te desplaces a una reunión, con ella nunca llegará tarde.

Some to do:

A diferencia de las demás aplicaciones, Some to do te permite organizar tareas tanto del trabajo como de tu vida. Podrás crear diferentes carpetas temáticas dentro de las cuales crearás tus listas.

Google Keep:

Esta aplicación también es un poco diferente. Con ella podrás crear notas mentales rápidas. Simplemente grabando un recordatorio que automáticamente se transcribirá, haciendo una foto de algo importante, compartiendo una factura… Una de las opciones que más interesante me parece es la de la ubicación. Podrás configurar un recordatorio basado en la ubicación, por ejemplo si pasas cerca del súper te sugerirá tu lista de la compra.

10. Márcate un horario y cúmplelo:

Seguro que estás pensando eso de sí claro eso es muy fácil de decir pero a la hora de la verdad no es real. Eso es totalmente incierto, no te niego que si en un momento puntual tienes un pico de trabajo, una entrega urgente o un imprevisto, te saltes a la torera el horario. Pero si el resto de puntos anteriores los cumples, seguir una rutina y un horario será mucho más sencillo.

Lo importante de la gestión del tiempo es que tengas muy estructurado y planificado qué tareas debes hacer en un tiempo concreto, eso sí siempre siendo realistas e incluso tirando un poco por lo alto. Si dejas un pequeño margen de tiempo extra para cada tarea, cuando vayas terminando podrás disfrutar incluso de un descanso más largo. Y si por el contrario, tienes uno de esos días en los que uno no da pie con bola tendrás ese margen para poder completar las tareas a tiempo.

Como ves no es magia, es ser conscientes de todo lo que nos rodea y perder un poquito de tiempo en organizarnos hará que luego seamos mucho más productivos y podamos disfrutar de nuestro tiempo libre.